Implementación de ARCHIBUS® en YPF
Facility Management Integration

Organización:
YPF es la principal productora de hidrocarburos del país, con una participación que supera el 35% del mercado argentino de petróleo y gas. Emplea además a 45.000 personas en forma directa e indirecta.

Instalaciones:
Más de 300 propiedades en Argentina, Brasil, Chile y Uruguay y 6 edificios principales en Buenos Aires gestionados con ARCHIBUS, incluyendo su edificio insignia, la Torre Puerto Madero. Fue construida a principios de este milenio para +2,500 usuarios con ~35,000 m2 de oficinas y ~60,000 m2 construidos.

Motivo de la Implementación:
Varias funciones se centralizaron en la Torre en 2008 y un proyecto previo de consultoría fue ejecutado para definir la nueva estructura y los procesos necesarios para su gestión. Por lo tanto, era el momento adecuado para implementar ARCHIBUS® junto con la implementación de estas recomendaciones.

Proyecto de Implementación de ARCHIBUS®:
El proyecto inicial, para Gestión Integral de Edificios (6 edificios principales), se dividió en tres fases:

Fase 1 (2008) - Implementación de ARCHIBUS 17:
- Space Management y Overlay para AutoCAD
- Service Desk
- On Demand Work
- Preventive Maintenance
- Assets / Move Management

Fase 2 (2009) – Mejoras y nueva aplicación:
- SyMA (Seguridad y Medio Ambiente, desarrollo) - Certificados en ISO 14001 con esta aplicación.

Fase 3 (2011) – Upgrade a ARCHIBUS 19 y nuevas aplicaciones:
- Room Reservations
- Parking (desarrollo)

En el segundo proyecto (2012), para Gestión de Activos Inmobiliarios (+300 propiedades, incluyendo los 6 edificios principales), se incorporaron las siguientes aplicaciones:
- Portfolio Management
- Lease Administration


Integración con Otras Aplicaciones:
- SAP: Importación de Centros de Costos y Empleados (Fase 1)
- SAP: Verificación en tiempo real de los centros de costos de Reservas de Espacios usando conectores ARCHIBUS (Fase 3)
- MS Outlook: Registro de las reservas de espacios en el calendario (Fase 3)
- Single Sign On (SSO): Autenticación de log in (Fase 3)

Usuarios de la Aplicación:
Los 100 usuarios concurrentes actuales consisten en:
- Empleados de YPF (+2,500 empleados que solicitan servicios como: Mantenimiento, Limpieza, Vending, Mudanzas Internas, Parquización y Jardinería, Muro Cortina, Ascensores, Catering, Transporte, Recepción, Correo, Mensajería y Reprografía)
- Miembros del Equipo FM de YPF
- Proveedores de Servicio Externos

Emisión de Indicadores (KPI):
Mensualmente se emiten informes con indicadores sobre los acuerdos de nivel de servicio (ANS) con los contratistas y en caso de incumplimientos, éstos son penalizados. Estos indicadores están basados en Tiempos de Respuesta y Resolución, Incidencias y Quejas, Trabajos Demorados, Trabajos Completados y Disponibilidad de Instalaciones Críticas y Servicios.


Beneficios obtenidos:
Como resultado de la implementación, los procesos están automatizados e integrados de punta a punta entre distintas áreas de la compañía y los proveedores de servicio.
De igual manera, existe una mayor transparencia en el cumplimiento de los ANS debido a la participación de los contratistas en el proceso.
5 edificios con un alto nivel de servicios provistos y 1 edificio (Torre Puerto Madero) con un servicio de primerísimo nivel para los ocupantes.
La utilización de ARCHIBUS® por todos los involucrados ayuda a reducir las demoras y facilita la comunicación entre las partes.